پست الکترونيک :student_vp@gau.ac.ir

  شرح وظايف و فعاليتهاي مسئول دفتر

• دريافت نامه ها، اوراق، پرونده هاي و ساير مکاتبات رسيده به حوزه.
•  تفکيک و توزيع نامه ها و گزارشات و سايرمکاتبات و پيگيري کردن آنها.
• انجام اقدامات لازم در زمينه نگهداري و بايگاني کردن پرونده ها، اوراق، نامه ها و گزارشات و اسناد و مدارک حوزه در محلهاي مخصوص خود.
• تنظيم ليست متقاضيان ملاقات با معاونت و تعيين ساعات ملاقات براي آنها.
•  تهيه و تنظيم گزارشات لازم پيرامون مطالب و وقايع مهم روزانه.
• ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و موسسات ذيربط و واحدهاي تابعه و در صورت لزوم پيگيري آنها.
• آماده کردن سوابق و پرونده هاي مربوط به کميسيونها و جلسات و سمينارها براي اطلاع و مطالعه قبلي معاون.
• تنظيم اوقات جلسات و کميسيونهايي که در دفتر تشکيل مي شود و مطلع ساختن مقامات يا افراد شرکت کننده در جلسه.
• پاسخگويي به مراجعين و راهنمايي آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواستهاي متقاضيان و مراجعه کنندگان.
•  تهيه پيش نويس برخي از نامه ها و گزارشات و جدولهاي مختلف.
• استفاده از نرم افزارهاي پردازش متن، دريافت و ارسال نامه هاي الکترونيکي و دورنگار.

شرح وظايف و مسئوليتهاي خدمات

• پذيرايي از مديران، کارکنان و مهمانان در طول روز.
• نظافت و حفاظت از وسايل و لوازم آبدارخانه بصورت روزانه.
• نصب بنر، بروشور، پوستر و ... به منظور اطلاع‌رساني.
• خريد لوازم التحرير و ساير ملزومات اداري براي پرسنل.
• ارسال و جا‌به‌جايي اسناد و مدارک بين واحدهاي داخلي يا برون سازمان و امورات ديگر که هر سازماني با توجه به شرايط خود تعريف خواهد کرد.