پست الکترونيک :student_vp@gau.ac.ir
شرح وظايف و فعاليتهاي مسئول دفتر
- دريافت نامه ها، اوراق، پرونده هاي و ساير مکاتبات رسيده به حوزه.
- تفکيک و توزيع نامه ها و گزارشات و سايرمکاتبات و پيگيري کردن آنها.
- انجام اقدامات لازم در زمينه نگهداري و بايگاني کردن پرونده ها، اوراق، نامه ها و گزارشات و اسناد و مدارک حوزه در محلهاي مخصوص خود.
- تنظيم ليست متقاضيان ملاقات با معاونت و تعيين ساعات ملاقات براي آنها.
- تهيه و تنظيم گزارشات لازم پيرامون مطالب و وقايع مهم روزانه.
- ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و موسسات ذيربط و واحدهاي تابعه و در صورت لزوم پيگيري آنها.
- آماده کردن سوابق و پرونده هاي مربوط به کميسيونها و جلسات و سمينارها براي اطلاع و مطالعه قبلي معاون.
- تنظيم اوقات جلسات و کميسيونهايي که در دفتر تشکيل مي شود و مطلع ساختن مقامات يا افراد شرکت کننده در جلسه.
- پاسخگويي به مراجعين و راهنمايي آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواستهاي متقاضيان و مراجعه کنندگان.
- تهيه پيش نويس برخي از نامه ها و گزارشات و جدولهاي مختلف.
- استفاده از نرم افزارهاي پردازش متن، دريافت و ارسال نامه هاي الکترونيکي و دورنگار.
شرح وظايف و مسئوليتهاي خدمات
- پذيرايي از مديران، کارکنان و مهمانان در طول روز.
- نظافت و حفاظت از وسايل و لوازم آبدارخانه بصورت روزانه.
- نصب بنر، بروشور، پوستر و ... به منظور اطلاعرساني.
- خريد لوازم التحرير و ساير ملزومات اداري براي پرسنل.
- ارسال و جابهجايي اسناد و مدارک بين واحدهاي داخلي يا برون سازمان و امورات ديگر که هر سازماني با توجه به شرايط خود تعريف خواهد کرد.